Gérer un commerce suppose de tenir une comptabilité et de respecter certaines obligations comptables. En cas de contrôle, les sanctions peuvent être importantes et mettre en péril l’activité commerçante. Un commerçant peut tenir lui-même sa comptabilité ou faire appel aux services d’un expert-comptable. JDC, votre fournisseur de matériel d’encaissement, vous propose de faire le point sur les obligations comptables d’un commerçant.

Quelles sont les obligations à respecter pour la comptabilité d’un commerce ?

Un commerçant doit s’acquitter d’un certain nombre de tâches pour remplir ses obligations en matière de comptabilité. Il s’agit de :

  • ouvrir un compte bancaire dédié à son activité commerciale ;
  • tenir une comptabilité (normale ou simplifiée en fonction de la structure juridique de l’entreprise et du régime d’imposition) ;
  • rédiger un document décrivant les procédures comptables mises en place dans le commerce ainsi que les modalités d’organisation ;
  • enregistrer toutes les entrées et les sorties de façon chronologique soit dans un livre journal ou registre comptable (papier ou format électronique) soit à l’aide d’un logiciel de caisse sécurisé (ou d’une caisse enregistreuse sécurisée) ;
  • effectuer un inventaire annuel (la fréquence minimale est d’une fois par an, mais il est possible et recommandé de réaliser des inventaires moins espacés dans le temps) ;
  • dresser les comptes sociaux à la fin de chaque exercice annuel (il s’agit du bilan annuel et du compte de résultat) ;
  • tenir un grand livre au sein duquel est indiquée la ventilation de tous les mouvements comptables (il peut être sur papier ou en format électronique).

Le logiciel de caisse, l’allié du commerçant pour sa comptabilité

Le choix de son logiciel de caisse (ou de sa caisse enregistreuse) est primordial pour un commerçant. Ce matériel ne se limite pas seulement aux opérations d’encaissement. Il peut devenir un véritable outil pour simplifier la comptabilité d’un commerce. En effet, il va proposer d’autres fonctionnalités comme la gestion des stocks, la gestion des fournisseurs et des commandes, l’enregistrement des entrées et des sorties, etc.

De plus, depuis le 1er janvier 2018, il est obligatoire pour les commerçants ayant déjà une caisse enregistreuse d’être équipés d’un logiciel de caisse sécurisé qui va rendre impossible la falsification de la comptabilité, et notamment des paiements effectués en espèces.