Parmi les différents modes de règlement possibles, le paiement en espèces reste privilégié pour les petits montants. Il est concurrencé par le paiement sans contact par carte bancaire. Néanmoins, beaucoup de clients continuent de payer avec des pièces et des billets leurs achats du quotidien comme le pain à la boulangerie ou le journal chez le buraliste par exemple. Les commerçants sont dans l’obligation d’accepter les paiements en espèces sauf dans des cas bien précis. Mais ces règlements effectués en liquide sont soumis à certaines contraintes comptables. Les entrées et les sorties d’espèces doivent respecter une réglementation bien précise.
Obligations comptables des commerçants
La tenue d’un livre de caisse revêt un caractère obligatoire dès lors que le commerçant réalise des ventes en espèces. Sur ce support, il doit répertorier toutes les entrées et les sorties d’espèces. C’est un registre d’achats et de dépenses qui ne concerne normalement que les paiements en liquide. En pratique, on peut également y inscrire les opérations réalisées par chèque et par carte bancaire dès lors que le mode d’encaissement est clairement indiqué.
L’absence d’un livre de caisse peut être sanctionnée en cas de contrôle fiscal.
L’enregistrement des opérations au sein du livre de caisse doit être réalisé de manière chronologique. Heureusement, les logiciels de caisse actuels permettent de réaliser automatiquement ce livre de caisse.
Néanmoins, les commerçants doivent comptabiliser leur fond de caisse régulièrement afin de s’assurer que celui-ci correspond bien à ce qui est indiqué dans le livre de caisse. Idéalement, le fond de caisse doit être fait tous les jours dans les petits commerces. Pour les grandes structures, il est conseillé d’exiger des employés qu’ils fassent le fond de caisse avant et après leur prise de poste.
Comptabiliser son fonds de caisse peut être long et fastidieux, surtout en fin de journée dans un petit commerce. L’installation d’un monnayeur de caisse rend cette opération beaucoup plus rapide et facile. Cet appareil permet aussi d’éviter plusieurs erreurs que ce soit au niveau du rendu monnaie que de la comptabilisation des pièces et des billets. Autre aspect positif : il détecte les faux billets et les fausses pièces.
Paiement en espèces : quand peut-il être refusé ?
Pour rappel, un commerçant n’a le droit de refuser un règlement en liquide que dans des cas expressément prévus par la loi, à savoir :
- une vente dont le montant est supérieur à 1 000 € ;
- un paiement avec plus de 50 pièces de monnaie ;
- l’utilisation d’une monnaie étrangère ;
- un fonds de caisse insuffisant pour rendre la monnaie ;
- la présentation d’une pièce ou d’un billet endommagé ;
- tout autre motif technique ou relevant de l’ordre public.
