Parmi toutes les obligations qui incombent aux commerçants, la tenue de la caisse est primordiale. Commettre des erreurs ou ne pas respecter toutes les obligations légales peut être sanctionné lourdement en cas de contrôle. Voici donc 5 conseils pour vous aider à correctement tenir la caisse de votre commerce.
1. S’équiper d’un logiciel de caisse adapté à son activité
Depuis le 1er janvier 2018, tous les commerçants sont tenus d’être équipés d’un logiciel de caisse sécurisé. Cette obligation entre dans le cadre de la lutte opérée contre la fraude à la TVA.
Nous vous conseillons d’opter pour un logiciel de caisse métier, c’est-à-dire avec des fonctionnalités spécifiques à votre secteur d’activité. En effet, les besoins d’un gérant de bar ne sont pas les mêmes que ceux d’un boulanger, d’un exploitant de bureau de tabac ou d’un commerce de détail.
La force d’un logiciel métier est de proposer des services qui vont aider la gestion quotidienne du commerce comme la prise en compte des happy hours pour un bar, du plan de la salle pour un restaurant, etc.
C’est pourquoi JDC propose des caisses enregistreuses pour différents corps de métier.
2. Enregistrer toutes les opérations
Il est obligatoire d’enregistrer toutes les transactions financières qui ont lieu dans la journée. Il n’est pas autorisé de vendre un article ou une prestation sans que cette vente soit inscrite dans le logiciel de caisse.
3. Compter son fonds de caisse régulièrement
Avoir un logiciel de caisse n’empêche pas les erreurs de caisse, notamment pour les paiements en espèces. Il est donc essentiel de bien comptabiliser sa caisse après chaque journée de travail ou selon un autre rythme en fonction du nombre d’opérations réalisées.
Si vous cherchez un moyen pour réduire les erreurs d’encaissement pour les paiements en espèces, nous vous conseillons d’investir dans un monnayeur de caisse. Le client insère les pièces et les billets directement dans la machine. Elle s’assure que ces derniers sont vrais et procède au rendu-monnaie si nécessaire. C’est un gain de temps pour vos employés, mais aussi pour vous au moment de comptabiliser la caisse.
4. Conserver tous les justificatifs
Il est essentiel de stocker toutes les remises de chèques et autres justificatifs papier que vous pouvez avoir afin de pouvoir justifier de chaque mouvement d’argent lors d’un contrôle. Nous vous conseillons d’ailleurs de les numériser afin de pouvoir y accéder facilement et rapidement.
5. Respecter les plafonds de paiement
N’oubliez pas que les paiements en espèces sont soumis à des plafonds. Vous ne devez pas accepter ce mode de règlement de la part d’un particulier pour un achat d’un montant supérieur à 1 000 euros (pour les clients qui résident en France) ou à 15 000 euros (pour les clients q
