Le 1er janvier 2018 approche à grands pas. Si vous ne l’avez pas encore fait, il est encore temps de s’équiper avec une caisse enregistreuse conforme aux nouvelles dispositions en vigueur. En effet, afin de lutter contre la fraude à la TVA, les autorités imposent à tous les commerçants l’utilisation d’un système d’encaissement sécurisé qui ne permettra plus de dissimuler des paiements en espèces et donc de ne pas payer la TVA associée. En cas de manquement à cette obligation et d’utilisation d’un logiciel de caisse non sécurisé, de lourdes sanctions sont prévues.

Une amende importante

Lors d’un contrôle fiscal, l’agent devra s’assurer que le commerçant est équipé d’un logiciel de caisse sécurisé et qu’il l’utilise. Si l’entrepreneur est dans l’incapacité de prouver la sécurisation de sa caisse enregistreuse ou de son système d’encaissement, il s’expose à une amende de 7 500 euros. Pour éviter cela, il doit être en mesure de fournir à l’agent soit une attestation de l’éditeur du logiciel assurant que celui-ci est sécurisé, soit une certification NF 525. Ce dernier moyen de preuve est à privilégier. En effet, une certification officielle est plus probante qu’une simple auto-attestation et évitera ainsi des investigations supplémentaires pour s’assurer qu’il ne s’agit pas d’un logiciel de caisse non sécurisé. Toutes les caisses enregistreuses distribuées par JDC ont obtenu cette certification.
L’amende s’accompagne également d’une obligation de se mettre en conformité sous 60 jours. Si celle-ci n’est pas respectée, le commerçant s’expose à une nouvelle amende de 7 500 euros.

Comment se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation ?

Pour remplir toutes les conditions imposées par la nouvelle réglementation, le logiciel de caisse doit remplir trois conditions. Il doit assurer :
– l’intégrité des données : ces dernières doivent être inaltérables. Une fois enregistrées dans le système, elles ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. Cela veut dire que le système doit conserver une trace de toutes les modifications apportées à chaque donnée ;
– la sécurisation des données ;
– leur conservation et leur stockage.
Pour être sûr que votre logiciel de caisse soit sécurisé, assurez-vous auprès de votre fournisseur qu’il ait bien reçu la certification N 25. Le plus souvent, une simple mise à jour de votre système d’encaissement suffit.